Tutorial De Cómo Crear Una Base De Datos En Access 2007

Primero abrimos Access

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Le damos clic.

Nos va a salir una ventana como la siguiente

Le damos clic donde dice base de datos en blanco

Y en la parte derecha no aparecerá un cuadro,  en el cual colocaremos el nombre de la base de datos y le damos clic en crear. Como aparece a continuación.

Después  de que le demos clic en crear nos aparecerá una ventana como la siguiente.

Listo aquí tenemos ya creada una base de datos en Access 2007.

Tutorial De Cómo Crear Tablas En Access 2007.

Después que hayamos creado la base de datos. El siguiente paso es llenarla con datos, así que a continuación vamos a crear tablas las cuales llenaremos con datos y haremos ciertas cositas con ellas. Aprenderemos a manejar las llaves primarias y relacionar las tablas entre sí.

Bueno, para crear una tabla seguiremos los siguientes pasos:

En la barra de herramienta encontraremos una opción que dice crear, le damos clic y nos aparecen otras opciones de las cuales daremos clic en tabla así como lo muestra la imagen.

Si le damos clic en tabla nos mostrara una ventana como esta. La cual no está guardada. Esta se guarda dando le clic en el icono que tiene forma de disquete, el cual se encuentra en la parte superior de la ventana. Si le damos clic nos aparece un cuadro de dialogo, en donde le pondremos el nombre de la tabla y le damos aceptar, se recomienda que el nombre se relacione con los datos que vas a guardar en ella. Luego el nombre de esta aparecerá en la parte izquierda.

Después de crear la tabla necesitamos los campos donde almacenaremos los registros. Para crear los campos le damos doble clic en la opción  AGRGAR NUEVO CAMPO y (siempre por defecto a parece como tipo texto) para elegir otro tipo de dato que necesitemos hacemos lo siguiente: damos clic en TIPOS DE DATOS  y escogemos el tipo que necesitemos. Esto lo hacemos con cada campo que creemos.  Y procedemos a llenar los campos.

Después de darle los nombres a los campos y llenarlos con datos quedaría algo como así.

Luego de esto debemos escoger cual será nuestra llave o llaves primarias dentro de la tabla. En este caso para visualizar eso  le damos clic derecho en el nombre de la tabla y escogemos la opción Vista de Diseño.

Y nos a parecerá una ventana como esta:

En este caso por defecto nuestra llave primaria es Id, pero nosotros la podemos cambiar según sea necesario para cuando almacenemos datos. Todos los datos pueden ser llaves primarias solo con seleccionar todos los campos y dar clic en Clave Principal (llave).

Después que ya manejamos lo de las llaves primarias. Algo que debemos tener muy en claro es lo de las relaciones entre tablas para eso necesitamos 2 o más tablas (en este caso deberás crear otra tabla para que puedas relacionarlas).  Como a parece en la imagen, para este ejemplo cree una tabla que se llama ciudad el cual tiene los campos id – código – nombre 

Para relacionarlas no vamos a la barra de herramienta en la opción HERAMIENTAS DE BASE DE DATOS – RELACIONES y le damos clic.

Nos  ha parece un cuadro de dialogo

como el siguiente en donde nos muestra 

Todas las tablas que hemos creado.

Las seleccionamos  a todas y

le damos  Agregar y cerrar.

    Nos debe salir esto  

En este caso voy a relacionar el campo código de la tabla ciudad con el campo ciudad de la tabla persona. Seleccionamos el campo código y arrastramos el puntero hasta el campo ciudad.

Nos sale el siguiente cuadro, en el cual a parecen los campos que seleccionamos en el cuadro anterior, aquí es donde demos tener cuidado, ya que si queremos que se tenga un control minucioso en el campo en este caso ciudad, escogemos la opción Exigir Integridad Referencial. Puesto que si ingresamos un número que no pertenece a ningún código de alguna ciudad no dejara guardar el registro.  Lo seleccionamos y le damos crear.

Nota: debes para tomar esa opción Exigir Integridad Referencial, que los campos seleccionados tengan el mismo tipo y las tablas no deben contener ningún dato.

Aparecerá  algo como esto. El 1 y ese símbolo de infinito quiere decir que la relación es uno a varios.

A continuación probamos a que la Integridad Referencial funcione.

Y como ven si funciona intentamos agregar un numero que no está en la tabla ciudad en el campo código no dejara guardar el registro.

Aquí les muestro los códigos permitidos en el registro.

Tutorial De Cómo Crear Consultas En Access 2007.

Nos vamos a la barra de herramienta a la opción crear como antes y damos clic en diseño de consulta.

Luego a parecerá algo como esto: nos aparece las tablas que tenemos creadas.  Podemos seleccionar todas las tablas y cerramos

No se nos olvide guardar la consulta clic derecho en

la parte superior donde dice Consulta 1 y le

damos en la opción guardar, colocamos el nombre y aceptamos.

Después que seleccionemos las tablas, escogemos los campos a los cuales haremos las consultas. Dos opciones seleccionamos el campo y lo arrastramos hacia las celdas de abajo o en las mismas celdas escogemos la opción  donde dice campo y escogemos el campo a el cual le haremos la consulta.

En este caso escogimos toda la tabla persona. Entonces nos debe mostrar todos los datos que están en la tabla persona. Damos en ejecutar y hay lo tenemos.

Con esto terminamos todo lo relacionado con las tablas…

Tutorial De Cómo Crear Formularios En Access 2007.

Para crear Formularios nos vamos de nuevo a la barra de herramienta a la opción Crear – Asistente para formularios. (Esta es una de las formas más sencillas de crear formularios)

 

Luego de darle clic nos saldrá un cuadro como el siguiente,  en el cual nos aparecerán todas las tablas y/o consultas para que elijamos cual quiera que deseemos para nuestro formulario.

En este caso escogemos la tabla persona. Después de seleccionada la tabla en la parte izquierda nos aparecen todos los campos de esa tabla. Lo siguiente es escoger que campos son los que vamos a utilizar y debemos pasarlos al cuadro del lado derecho. Seleccionamos el campo + >.

Para pasar todos los  campos de una: seleccionamos el campo + >> y debe quedar algo como así. Damos clic en siguiente.

Después de haber dado clic, nos aparece otra ventana en la cual nos pide que escojamos como queremos que se distribuyan los datos, en este caso escogemos tabular (esta es la opción mejor para presentar los datos en el formulario).

Luego de escoger damos clic en siguiente.

A continuación nos muestra otra ventana en donde nos pide que estilo queremos para nuestro formulario. Aquí podemos elegir la que más nos guste. Y le damos clic en siguiente.         

En la siguiente ventana escogeremos el nombre que queramos que lleve el formulario.

Y en la otra si queremos abrir o modificar el formulario.

Luego de escoger la opción le damos clic  finalizar

Nos debe aparecer algo como esto. Y así tenemos nuestro formulario.

Tutorial De Cómo Crear Informes En Access 2007.

Otra facilidad que nos regala Access es la de los informes. Aquí aprenderemos como crear reportes de una manera sencilla. Como lo que hemos venido haciendo nos vamos la barra de herramientas la opción  crear – asistente para informes.

Le damos clic y nos aparece una ventana que nos pedirá, así como aprendimos en el tutorial para formulario, la tabla y/o consulta de la cual vamos hacer el informe.

Del lado izquierdo nos aparecen los campos disponibles de la tabla y/o consulta  que hayamos escogido. 

Seleccionando + > nos lo llevara al otro cuadro y con esto le estamos diciendo que nos muestre en el informe solo los campos que estén en ese cuadro.

(En este caso los seleccionamos todos, seleccionamos el campo + >>)

Y le damos clic en siguiente. 

Nos aparece este cuadro preguntando cual es el nivel de agrupamiento que deseamos, para esto solo le damos en  siguiente

Nos aparecerá un cuadro como el que estamos viendo al lado. Preguntando cual será el criterio de ordenación que utilizaremos para nuestro informe. En el textobox que aparece habilitado escogemos el campo de el cual van a tomar referencia de ordenación (al lado de esto nos muestra que si lo que remos en un orden ascendente o descendiente)

Después de que hayamos escogido le damos clic en siguiente.

En el siguiente cuadro  nos preguntara la distribución y la orientación  de los datos. (Se escoge de acuerdo al informe que estemos creando, para este caso los valores que tenemos seleccionados)

Y le damos clic en siguiente.

En el siguiente cuadro nos pide que escojamos el estilo del informe que deseamos. (Se escoge al gusto) Clic en siguiente.

En este cuadro es cogeremos el nombre del informe.

Las opciones de que si queremos ver o modificar el informe.

Después de escogida una opción le damos clic en finalizar.

Nos debe aparecer algo como lo siguiente y en ese momento está hecho el informe.

Bueno y eso es todo con lo anterior aprendimos a crear una base de datos, tablas, llenar las tablas, llaves primarias, consultas, formularios e informes. Espero que le haya resuelto las dudas con respecto estos temas.

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